L’Univer­sité catho­lique de Louvain est un acteur clé de l’en­sei­gne­ment et de la recherche belge. Suite à la période COVID, qui a forcé de nombreux acteurs à déma­té­ria­li­ser leurs proces­sus, l’UCLou­vain a pris la déci­sion de moder­ni­ser le proces­sus d’ins­crip­tion à l’uni­ver­sité en l’in­for­ma­ti­sant inté­gra­le­ment, ceci pour les candi­dats faisant leur demande d’ins­crip­tion, et pour les gestion­naires du Service des Inscrip­tions qui ont la respon­sa­bi­lité de véri­fier, complé­ter et trai­ter ces demandes.

À ce titre, l’UCLou­vain a confié à Makina Corpus le déve­lop­pe­ment du module OSIS Admis­sion, inté­gré dans son système d’in­for­ma­tion OSIS (Open Student Infor­ma­tion System) déve­loppé avec le frame­work open source Django.

Un projet utili­sant exten­si­ve­ment Django

Le projet se compose de trois compo­santes distinctes :

• Le front-office, déve­loppé avec Django, utilisé par les candi­dats pour le dépôt des demandes d’ins­crip­tion.
• Le back-office, déve­loppé égale­ment avec Django, utilisé par les gestion­naires pour véri­fier, complé­ter et trai­ter ces demandes.
• Des packages Django réuti­li­sables au sein du projet OSIS Admis­sion mais aussi des autres modules OSIS (cata­logue de forma­tion, déli­bé­ra­tion, etc.) : gestion de l’his­to­rique, templates de mails person­na­li­sables, noti­fi­ca­tions mails & web, gestion et visua­li­sa­tion de docu­ments, gestion des tâches asyn­chrones, gestion des exports de données. Le frame­work front VueJS est utilisé pour le déve­lop­pe­ment de micro-compo­sants à forte inter­ac­tion avec l’uti­li­sa­teur.

Une partie du code source du projet est dispo­nible en Open Source sur le compte Github de l’uni­ver­sité.

Un projet impliquant de nombreux acteurs

Le déve­lop­pe­ment ainsi que les choix tech­niques d’ar­chi­tec­ture sont réali­sés en étroite colla­bo­ra­tion avec l’équipe de déve­lop­pe­ment UCLou­vain, respon­sable notam­ment de la revue de code, mais égale­ment de l’in­té­gra­tion finale au système d’in­for­ma­tion de l’uni­ver­sité pour les proces­sus suivants l’ins­crip­tion d’un étudiant : créa­tion de son compte UCLou­vain, impres­sion de la carte étudiante, ouver­ture de l’ac­cès à la biblio­thèque, etc. Les analystes de l’UCLou­vain parti­cipent aussi acti­ve­ment au projet en rédi­geant les expres­sions de besoin et en réali­sant les tests manuels.

Le projet est jalonné par la mise en produc­tion de trois contextes métiers spéci­fiques impliquant des services et inter­lo­cu­teurs diffé­rents :

• La forma­tion géné­rale, pour les inscrip­tions en bache­lier, master, agré­ga­tion, master de spécia­li­sa­tion et certi­fi­cat univer­si­taire
• La forma­tion conti­nue
• Le docto­rat

Suite à cette déma­té­ria­li­sa­tion complète du proces­sus d’ins­crip­tion, l’ef­fort sera pour­suivi par Makina Corpus pour permettre de gérer dans OSIS l’en­semble du parcours d’un étudiant docto­rant avec la gestion de la forma­tion docto­rale, de l’épreuve de confir­ma­tion, du jury et des diffé­rentes soute­nances à la fin de son parcours.