Depuis la création de Makina Corpus en 2001, ses activités, sa culture d'entreprise et son organisation ont constitué un terreau très favorable au développement du télétravail occasionnel. Jusqu'à ce fameux 17 mars 2020, date à laquelle les portes de nos agences se sont fermées pour ne ré-ouvrir que le 15 juin 2020. Tous les collaborateurs du jour au lendemain ont donc télétravaillé à 100%. Depuis la réouverture des agences et la mise en place d'un accord collectif sur le télétravail en mars 2022, le retour au travail en présentiel s’est fait sur la base du volontariat.

Contexte et mise en place du télétravail

Lors du 2° confinement d’octobre 2020 une prise de conscience s'opère : cette situation risque de perdurer ! La nécessité de mettre en place des pratiques adaptées s'est donc faite ressentir car nous commencions à constater que cette distanciation massive pesait à tous et nous avions le sentiment qu'elle venait impacter notre organisation.

Pour initier cette démarche, notre séminaire annuel appelé les "Makina Days" initialement en présentiel a été transformé en un séminaire totalement à distance. Ces deux jours de "E-Makina Days" ont été notamment l'occasion de réfléchir collectivement à la mise en place d'actions visant à renforcer les interactions et la collaboration inter-équipes/inter-agences pour conserver une dynamique de groupe ; et ce à l’aide d’ateliers, de retours d’expérience, de présentations. Une véritable réflexion a alors débuté sur ce que pourrait  être un futur « retour à la normale » vers une organisation du travail en mode hybride, c'est à dire tendre vers plus de télétravail, ce que souhaitait une majorité de salariés, mais de façon organisée et formalisée.

Plusieurs pistes de travail en sont ressorties dont un sondage proposé à tous avec pour objectif de recueillir différentes informations sur l’impact du télétravail massif pour chacun d’entre nous. L’analyse des réponses est venue confirmer ce que nous pressentions :

• Diminution des interactions et des échanges sociaux
• Difficultés dans l’articulation vie professionnelle/vie personnelle
• Régression de l’émulation, de l’innovation, de la transmission et du partage du savoir
• Sentiment d’appartenance altéré

Un autre projet baptisé "Makina Hours", affectueusement surnommé « Makina Ours », a vu le jour : chaque mois la Responsable des ressources humaines a proposé à tous un planning d’évènements sur des thématiques variées et sous différents formats. Les thématiques étaient elles-mêmes proposées par les collaborateurs motivés pour animer des ateliers, des présentations, des cafés thématiques, des sessions de jeux, etc. Cela a permis de conserver et de renforcer le lien social fortement impacté par le télétravail.

Parmi ces évènements, des sessions bi-hebdomadaires intitulées "Qui travaille sur quoi" ont été mises en place : un petit groupe de collaborateurs, 4-5 personnes, échangent sur un temps limité de 30 min autour des projets sur lesquels ils travaillent. Cela permet de renforcer la communication autour des projets, de conserver le lien, voire de renforcer celui entre les collaborateurs des différentes agences. Les participants changeaient à chaque session afin que tout le monde participe. Cet événement nous a également été très utile pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants car ils ont été impliqués dans la plupart des sessions.

Malgré le bénéfice indéniable de ces actions, nous n’avons pas totalement atteint notre objectif car certains collaborateurs n’y participaient pas, ce qui ne répondait pas à notre objectif collectif.

Nous avons donc mené une autre réflexion en parallèle : formaliser l’accès au télétravail de façon, entre autres, à ce que tous les collaborateurs reviennent régulièrement en présentiel. En étroite collaboration avec le CSE un groupe de travail a été mis en place pour travailler sur l’écriture d’un accord collectif. Tous les salariés ont été consultés, ce qui a permis de venir enrichir cet accord et de continuer à renforcer le lien malgré la distance. 

Et aujourd'hui ?

Depuis le 1° mars 2022, les collaborateurs ont la possibilité de télétravailler jusqu’à trois jours par semaine. Ceux dont le domicile est éloigné de nos agences peuvent télétravailler toute la semaine à condition de revenir en présentiel au minimum 4 jours dans le mois. Ces retours sont autant d'occasions pour tous de proposer des évènements collectifs.

Les jours de télétravail sont par principe réguliers mais l’accord permet tout de même une certaine souplesse dans notre organisation, en fonction des contraintes projets/équipes mais aussi en fonction des contraintes personnelles.

Les postes de travail ont tous été équipés de façon à faciliter le retour des collaborateurs et nous n'avons pas réduit le nombre de postes. Un équipement similaire sur le lieu de télétravail est également mis à disposition.

Le projet « Makina Hours » est toujours en place permettant ainsi de proposer des évènements totalement à distance/ou en présentiel, ou bien en mode hybride.

Quatre mois après sa mise en place cette organisation en mode hybride semble être un succès. Un comité de suivi a été mis en place, un sondage doit prochainement être proposé aux collaborateurs. Le mois de septembre sera l'occasion de faire le point sur ce mode de fonctionnement et d'effectuer les réajustements nécessaires.

Les outils libres

Tout cela a été rendu possible grâce à la mise à disposition de plusieurs outils :

BigBlueButton

BigBlueButton est un logiciel libre de classe virtuelle qui a été conçu autour des besoins réels des enseignants, des élèves et des écoles. Il nous permet d'enregistrer nos conférences ou nos présentations de projets par exemple. Nous pouvons également travailler en petits groupes dans des salles virtuelles.

Element

Element est un outil de messagerie instantanée libre : il permet de chatter et de partager des fichiers rapidement. Il est possible de créer des salons publiques et privés pour converser. Tous les échanges sont sécurisés car chiffrés de bout en bout.

Jitsi Meet

Jitsi est un outil collaboratif Open source permettant d’organiser des visioconférences. Il sécurise les échanges et ne demande pas de création de compte. Un espace de discussion écrite est disponible lors des appels. Il y a également la possibilité de créer des sondages et de les partager pendant les appels. Pour en savoir plus, découvrez notre article Être plus à l'aise avec Jitsi.

Makina Présences

Nous avons développé cet outil en interne pour répondre à nos besoins spécifiques : l’ensemble des postes de travail y est répertorié sur un plan (les caractéristiques de chaque poste sont renseignées). Cela permet aux collaborateurs venant travailler sur site de réserver à l’avance un poste de travail. Il nous donne également une vision en temps réel des personnes présentes un jour donné.

Découvrez tous les outils libres utilisés par l'équipe Makina Corpus dans cet article. Adoptez-les dans votre quotidien professionnel, ou même pour certains dans votre vie privée !